Cómo Aprovechar el Tiempo y Organizarse en el Trabajo | Gestión del Tiempo y Organizador de Tareas

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El Poder de las Preguntas para Organizar Mejor Tu Día y Lograr Resultados de Excelencia.

¿Te cuesta trabajo enfocarte cuando tienes muchos pendientes porque no sabes por dónde empezar? ¿Te encuentras a ti mismo resolviendo una crisis tras otra, sin poder disfrutar un respiro porque vas atrasado constantemente? ¿Te distraes muchas veces haciendo tareas que no están relacionadas con el tema o proyecto que tienes frente a ti? Antes de iniciar tu día de trabajo, ¿Cómo decides en qué tareas te vas a enfocar? Hoy vamos a explorar contigo una serie de técnicas sencillas y prácticas, para que puedas obtener una mejor concentración y eficiencia en tus actividades diarias. Quédate con nosotros porque lo que vas a aprender a lo largo de este vídeo te ayudará a lograr constantes resultados de excelencia. Crear claridad en nuestras vidas no es fácil. Todos tenemos muchas cosas que hacer a lo largo del día. Muchas veces pasamos mucho tiempo realizando tareas que nos hacen sentir ocupados. Pero no son tareas clave que nos den resultados de excelencia. ¿Cómo haces tú para decidir qué es importante y a qué tareas específicas debes dedicar tu atención y tu tiempo?

Haciendo preguntas clave.

En su libro, La pregunta más bella, Warren Berger nos da ejemplos muy claros y básicos de cómo algunas personas lograron avances significativos en sus vidas, por sólo haberse hecho la pregunta correcta en el momento clave. Por ejemplo, Reid Hastings, puede sonarte como un nombre poco conocido. Pero un día después de haber tenido que pagar una multa por devolver tarde las películas que había rentado en DVD para el fin de semana, se hizo esta pregunta: ¿Porque tenemos que pagar multas de tardanza al rentar películas? Y así fue como nació Netflix, un servicio de renta de video contenido online que en este momento tiene ya cerca de 90 millones de suscriptores de paga alrededor del mundo. Basados en este principio, estas son las 5 preguntas más importantes que debes hacerte para Organizar Mejor Tu Día y Lograr Resultados de Excelencia.

Pregunta 1. ¿Cuales son las 2 o 3 tareas más importantes a realizar para hoy?

En otras palabras: ¿Cuáles son las 2 o 3 tareas, que si logro terminarlas hoy, me acercarán más a obtener mi meta o a sacar el resultado de excelencia que quiero alcanzar? Estas dos o tres actividades debes escribirlas en una lista aparte de tu lista general de pendientes para el día, que sea tu lista de prioridades. Y para identificar cuáles son estas tareas, debes tener muy claras tu metas, por lo general las tareas más importantes casi siempre son aquellas que aportan al factor de negocios de tu empleo o emprendimiento y que además producen ganancias. El beneficio de hacer estas actividades es tan importante que afectará de manera positiva a muchas personas. Para lograr altos niveles de excelencia, asegúrate de ejecutar estas actividades clave durante las primeras dos o tres horas de tu jornada de trabajo, y establece sistemas para prevenir distracciones durante este tiempo.

Pregunta 2. ¿Cuántas sesiones diarias voy a dedicar a estas 2 o 3 tareas vitales?

Define una serie de sesiones de trabajo 100% enfocadas, de modo que ocupes tu atención en sólo una actividad a la vez, pero dedicando tu absoluta atención a esa única actividad. Marca esas sesiones en tu agenda y utiliza el método Pomodoro, del que ya te hemos hablado en otros videos, para dediques sesiones de entre 30 y 45 minutos de trabajo con descansos de 5 o 10 minutos entre cada sesión.

Pregunta 3. Visualiza y asigna una fecha límite de entrega.

Aun cuando la tarea que necesitas realizar tenga ya una fecha límite establecida, es buena idea que tú le asignes una fecha límite personal a esta misma tarea, para que puedas anticiparte a cualquier contratiempo y la mantengas presente en tu mente, así le dedicarás las sesiones que sean necesarias de tus horas más frescas de la mañana para completarla. Y para que puedas lograr un avance real y contabilizable, asegúrate de eliminar distracciones durante tus sesiones de enfoque. Programa la revisión de tu correo, la organización de documentos, las redes sociales y cualquier otra actividad repetitiva no vital, para otras horas del día. Las personas que logran mejor enfoque y productividad en su trabajo, no revisan su Facebook o correo electrónico por la mañana. También es buena idea que mantengas algún tipo de registro con las horas que vas dedicando a cada tarea, puede ser algo tan sencillo como tu agenda electrónica, o algo tan especializado como una app de productividad.

Pregunta 4.¿Estás logrando un avance significativo en cada una de tus 2 o 3 tareas vitales?

Suele suceder que algunas veces no logras avanzar en alguna de estas tareas vitales y eso te hace sentir frustración, coraje o desilusión. En este caso es importante que identifiques esta situación y te tomes un momento para hacer una segunda evaluación de la tarea, usando este diagrama de flujo:

• A. ¿Soy yo la persona más indicada para realizar esta tarea o hay alguien mas que puede hacer esto por mi?
  • SI ➡ Avanza al punto B.
  • NO ➡ Explora la posibilidad de delegar la tarea.
• B. Aun cuando yo puedo realizar esta tarea ¿Estoy haciendo el mejor uso de mis fortalezas y mi tiempo, o sería mejor delegarla?
  • SI ➡ Avanza al punto C.
  • NO ➡ Delega la tarea.
• C. ¿Evalué mis prioridades correctamente y asigné una fecha límite realista a esta tarea?
  • SI ➡ Pasa al punto D.
  • NO ➡ Ajusta la fecha límite.
• D. Revisando por segunda vez. ¿Es esta tarea vital para cumplir mi meta o acercarme al resultado que quiero obtener?
  • SI ➡ Asegúrate de que esta tarea sea tu primera actividad de la mañana, y enfoca tu atención para crear la inercia necesaria para que así puedas avanzar con resultados.
  • NO ➡ Elimina la tarea de tu lista de actividades vitales.

Pregunta 5. ¿Estoy tomando los descansos necesarios?

No te saltes los descansos de 5 minutos entre sesiones, porque estos descansos son los que te permiten enfocar tu absoluta atención a tus tareas vitales. Así mismo evita hacer otras tareas durante tus 5 minutos de descanso, ya que eso puede desconcentrarte. Mejor usa tus descansos para cerrar tus ojos y respirar profundamente, caminar y hacer estiramientos, meditar, o escuchar un poco de música relajante. Y antes de iniciar con tu siguiente sesión, toma un momento para preguntarte nuevamente si estás trabajando en las tareas vitales correctas de acuerdo a tus prioridades, y mientras respiras hondo, concéntrate en enfocar toda tu atención a una sola tarea.

Entonces esto es lo que vas a hacer:

• Identifica tus 2 o 3 tareas clave.
• Programa una serie de sesiones de trabajo con absoluto enfoque en una sola tarea.
• Asigna a estas tareas clave una fecha límite de entrega de resultados.
• Lleva un registro de tu avance. Si sientes que te estancas, evalúa la tarea estancada por segunda vez.
• Y toma los descansos apropiados mientras te preguntas de nuevo si realmente estás trabajando en las tareas vitales.

Es común en nuestra sociedad que una persona se sienta eficiente porque se mantiene ocupada en diversas tareas a lo largo de todo el día, pero esta práctica difícilmente te llevará a lograr constantes resultados extraordinarios. Tú atrévete a ser diferente, enfoca toda tu atención en una sola tarea clave a la vez, y así continuarás cautivando, inspirando y guiando a las personas que te rodean, con tus constantes resultados de excelencia.

"Una bella pregunta cambia la forma en que pensamos acerca de algo y frecuentemente pone en movimiento un proceso que puede resultar en un cambio." — Warren Berger

Víctor Toscano y Víctor Pérez TecnicasHablarEnPublico.com P.D: Si te parece útil esta información, comparte esta página con tus amigos. No te pierdas ninguno de mis NUEVOS VIDEOS: Cada semana estoy subiendo un nuevo video como este en mi canal de youtube, suscríbete haciendo click en el siguiente botón para que los recibas: